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Seit dem 1.7.2008 können Jahresabschlüsse auf zwei Wegen elektronisch eingereicht werden.
1. Die herkömmliche Übermittlung mit Finanzonline in strukturierter Form (XML-Datei)
2. Die neue Übermittlung einer PDF-Datei über den WebERV.

Die neue Übermittlungsart bietet einige Vorteile: Sie ist umfassender

Übermittlungsvarianten

Für die Übermittlung eines Jahresabschlusses gibt es wahlweise zwei Wege:

1. Die herkömmliche Übermittlung mit Finanzonline in strukturierter Form (XML-Datei). Diese Möglichkeit gibt es seit dem Jahr 2001. Die Daten werden meist von einer Buchhaltungssoftware richtig aufbereitet. Allerdings können nicht alle Gesellschaften die XML Gliederung verwenden. Für Banken und Versicherungen bestehen besondere Gliederungsvorschriften, ebenso für Konzernabschlüsse, die nach International Accounting Standards (IAS) oder International Financial Reporting Standards (IFRS) erstellt werden.

2. Die neue Übermittlungsart mit Hilfe einer PDF-Datei greift auf den WebERV (elektronischer Rechtsverkehr) zurück. Der Jahresabschluss ist von sämtlichen gesetzlichen Vertretern zu unterschreiben (§ 222 Abs 1 UGB) und in Papierform aufzubewahren. Dann wird der Jahresabschluss als PDF-Datei eingescannt.

Der PDF-Jahresabschluss darf bis zu ca. 12 MB groß sein. Am besten Sie scannen den Papier-JAb mit einer Auflösung von 200 dpi, dann wird die Datei nicht zu groß und es sind auch umfangreiche Jahresabschlüsse einreichbar.

Es gibt eine Anzahl von PDF-Formaten und nicht alle können im WebERV verwendet werden. Derzeit sind nur PDF-Dokumente bis zur Version 1.4 erlaubt. Diese PDF-Version kommt den internationalen Spezifikationen für die Erstellung von Langzeitarchiven zumindest nahe. Sie können einfach überprüfen, welche Version ein PDF hat: Öffnen Sie das PDF und wählen Sie den Menüpunkt Datei / Dokumenteigenschaften.

Diese Datei wird im elektronischen Rechtsverkehr über sog. Übermittlungsstellen an das Bundesrechenzentrum und weiter an das Firmenbuch übertragen.

Übermittlung im WebERV

Zur Teilnahme am ERV sind spezielle Software-Programme wie das ADVOKAT Rechtsanwaltsprogramm notwendig. Es gibt dafür eine Useware-Variante, das heißt, man bezahlt nichts für die Anschaffung, sondern nur ein geringes Entgelt pro eingebrachtem Jahresabschlusses.

Aus Gründen der Datensicherheit wird die Übertragung mit digitalen Signaturen und Zertifikaten gesichert. Wenn Sie mit ADVOKAT arbeiten, dann stellen wir Ihnen bei der Installation ein digitales Zertifikat für den WebERV zur Verfügung.

Die Übermittlung erfolgt im Internet ähnlich wie ein E-Mail über die vom BM für Justiz zugelasse Übermittlungsstelle ADVOKAT.

Ablauf

1. Anmeldung bei ADVOKAT
Für den WebERV mit ADVOKAT müssen Sie sich bei der Übermittlungsstelle ADVOKAT anmelden. Das Anmeldeformular ist unter https://dienste.advokat.at/info/Anmeldung_ADVOKAT.pdf abrufbar.

2. Sie werden mit Ihrem WT-Code registriert. Wenn Sie keinen solchen Code haben, stellen wir Ihnen einen sog. Z-Code aus.

3. Die Software wird ausgeliefert und von Ihnen installiert.

4. Die Einrichtung des Programms mit dem digitalen Zertifikat und den Stammdaten für die erste Übermittlung erfolgt telefonisch. Wir zeigen Ihnen kurz die Funktionen des Programms und nehmen die notwendigen Einstellung vor. So muss z.B. für die Einziehung der Gerichtsgebühren eine Kontonummer angegeben werden.

Berechtigte Personen

Berechtigt zur Einreichung von Jahresabschlüssen sind:
a) Rechtsanwälte und Notare
b) Revisionsverbände
c) Wirtschaftstreuhänder
d) Bilanzbuchhalter und selbständige Buchhalter soferne diese Mitglieder der Kammer der Wirtschaftstreuhänder sind
e) ermächtigte Organwalter der einreichenden Gesellschaft

Kosten

ADVOKAT bietet für die Übermittlung von Jahresabschlüssen ein eigenes Preismodell ohne Grundgebühr und vollständig auf Useware-Basis an. Detaillierte Informationen finden Sie unter Preisliste für ADVOKAT Online Dienste und dort unter "Übermittlung von Jahresabschlüssen".

Gesetzliche Grundlagen

222. Verordnung der Bundesministerin für Justiz, mit der die Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr (ERV 2006) geändert wird

2.   § 9 lautet samt Überschrift:

"Besondere Bestimmungen für elektronische Eingaben gemäß §§ 277 bis 281 UGB

§ 9. (1) Der Einbringer hat im Datensatz einer elektronisch übermittelten Unterlage nach den §§ 277 bis 281 UGB den Familiennamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen derjenigen Personen anzuführen, die den Jahresabschluss im Original unterfertigt haben. Überdies ist entweder das Geburtsdatum oder die Personenkennung (Buchstabenkennung laut Firmenbuchauszug) der betreffenden Person anzuführen. Schreitet nicht ein Rechtsanwalt, Notar, Mitglied der Kammer der Wirtschaftstreuhänder (Wirtschaftstreuhänder, Bilanzbuchhalter, Selbständiger Buchhalter) oder Revisionsverband, sondern ein vertretungsbefugter Organwalter für die Gesellschaft ein, so hat dieser – falls erforderlich - eine Erklärung über eine ihm von den anderen gesetzlichen Vertretern dazu erteilte Ermächtigung abzugeben. Einbringer von Unterlagen nach den §§ 277 bis 281 UGB im elektronischen Rechtsverkehr gelten, sofern sie nichts anderes beantragt haben, für gerichtliche Erledigungen in diesem Verfahren - mit Ausnahme der Beschlüsse über die Verhängung von Zwangsstrafen - als Abgabestelle der vorlagepflichtigen Gesellschaft.

(2) Unterlagen nach den §§ 277 bis 281 UGB sind in strukturierter Form entweder im Weg der automationsunterstützten Datenübertragung der Finanz "FinanzOnline“ im Direktverkehr oder im elektronischen Rechtsverkehr einzubringen; im elektronischen Rechtsverkehr können sie auch als PDF-Anhang nach § 5 Abs. 1 erster Satz oder im Weg eines Urkundenarchives einer Körperschaft öffentlichen Rechts nach § 8a Abs. 2 eingebracht werden. Sie gelten mit der ordnungsgemäßen elektronischen Übermittlung als vorgelegt. Im Zuge der Veröffentlichung ist darauf hinzuweisen, dass sich der Bestätigungsvermerk ausschließlich auf den vom Abschlussprüfer oder Revisionsverband geprüften und von sämtlichen gesetzlichen Vertretern unterzeichneten Jahresabschluss bezieht. Werden Unterlagen nach den §§ 277 bis 281 UGB zur Verbesserung zurückgestellt, so sind sie bei Wiedervorlage in verbesserter Form zur Gänze neu einzureichen.

(3) Die Offenlegung gemäß § 278 Abs. 1 UGB (auch in Verbindung mit § 221 Abs. 5 UGB) kann in elektronischer Form auch mit den auf der Website der Justiz "www.justiz.gv.at“ zur Verfügung gestellten Online-Formularen in elektronischer Form erfolgen.