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Aktenverwaltung - Buchhaltung |
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Alle aktenbezogenen Zahlungseingänge haben einerseits
Auswirkungen im Akt, andererseits entstehen Buchungen in der
Finanzbuchhaltung.
In der Integration der Arbeitsvorgänge von Aktenverwaltung,
Fremdgeldverwaltung und Buchhaltung liegt ein beachtlicher
Rationalisierungseffekt. Ein Großteil der Buchungen wird in der Aktenverwaltung
vorbereitet und in der Buchhaltung nur nachvollzogen.
Warum die Arbeit zweimal machen? Bei ADVOKAT erzeugen die
aktenbezogenen Geldbewegungen automatisch Buchungsvorschläge für die
Finanzbuchhaltung. Die BuchhalterIn entscheidet als Kontrollorgan, welche
Buchungen in das Journal übernommen werden. Die Vorteile liegen auf der Hand:
Zeitersparnis und Reduktion von Eingabefehlern.
Beispiel: Buchungszwischendatei mit
Honorarzahlung
Durch die
Übernahme wird der Akt immer parallel zur Buchhaltung geführt. Jeder
Sachbearbeiter kann sich über Schuldenstand, Fremdgeldein- und -ausgänge,
erliegende Fremdgelder und offene Kosten jederzeit informieren.
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Fallbeispiel:
Eine Schuldnerzahlung wird
zuerst im Akt verzeichnet. Dabei erfolgt die Zuteilung auf Kapital, Zinsen
und Kosten. Alle relevanten Daten werden in der ADVOKAT
"Buchungszwischendatei" gesammelt. Die Weiterüberweisung des Fremdgelds
wird vorbereitet. |
Auch für
Bilanzierer
Die
Verbindung zwischen Aktenverwaltung und Buchhaltung funktioniert
nicht nur bei einem bei einem Einnahmen-Ausgabenrechner, sondern auch bei
einem Bilanzierer. Allerdings sind dort die Buchungen andere als
bei einem Einnahmen-Ausgabenrechner.
Das bedeutet
konkret:
- Honorarnoten erzeugen automatisch einen offenen Posten und
eine Forderungsbuchung auf das personenbezogene Kundenkonto
- Für jeden Klienten wird automatisch ein Kundenkonto
erzeugt:
20+Namenskurzbezeichnung
des Rechnungsempfängers. Es kann aber bei jeder Person ein eigenes
Kundenkonto angegeben werden.
- Ein Eingang auf eine Honorarnote gleicht den offenen
Posten aus und erzeugt eine Zahlungsbuchung.
- Ein Nachlass, Skonto oder Storno führt zu einer
Stornomitteilung und einer Ausbuchung (Erlösminderung).
- Eingehende Akonti werden auf das Kundenkonto gebucht
(USt-wirksam, nicht erlöswirksam).
- Bei allen Buchungen wird natürlich berücksichtigt, dass
eine Rechtsanwaltskanzlei (auch eine GmbH) die Umsatzsteuer von vereinnahmten
Erlösen (Zahlungseingang) abführt.
- Die Funktion Bilanzierung kann in den Kanzleistammdaten
für unterschiedliche Anwälte unterschiedlich eingestellt werden (Gemeinschaft
bilanziert, Einzelanwalt ist EA-Rechner).
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Fallbeispiel:
Eine bilanzierende Kanzlei
erstellt zuerst die Honorarnote, speichert einen offenen Posten und
vergibt die Rechnungsnummern. Alle relevanten Daten werden in der ADVOKAT
"Buchungszwischendatei" gesammelt. Die Buchung der Forderung auf das
Kundenkonto erfolgt automatisch. | |
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