Die tägliche Flut an E-Mails, Mailanhängen, eingescannter Post, Datenbankabfragen, usw. erfordert eine gut strukturierte Ablage und eine möglichst automatische, korrekte Datenspeicherung.

Die Dokumentenverwaltung setzt genau hier an und bietet mit Drag & Drop ein einfaches Werkzeug zur Ablage im elektronischen Akt. Die Dokumentverwaltung ist ein wesentlicher Teil des elektronischen Akts.

Sie ermöglicht eine chronologische Sicht auf alle Dokumente der Kanzlei und speichert Zusatzinformationen wie Betreff, Status, Sender, Empfänger, Erledigungsdatum und Anmerkungen. Nach all diesen Informationen kann man sehr schnell suchen.

Funktionen der Dokumentverwaltung

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Einstellungen für E-Mails

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Anwendungsbeispiele

Anwendungsbeispiele:

Das soeben erhaltene E-Mail ziehen Sie mit der Maus aus Outlook in den entsprechenden Akt. ADVOKAT speichert es samt Anlagen, Empfangsdatum, Zeit und Absender im Akt.

Ein fertiger Vertrag wird aus dem Akt als Email verschickt. ADVOKAT wandelt ihn auf Wunsch automatisch in ein PDF um und speichert die Leistung. Natürlich ist auch das versendete Mail wieder im Akt archiviert.

Schriftstück als E-Mail versenden

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Ein Formular auswählen und mit einem Mausklick wird ein Dokument erstellt. ADVOKAT setzt die aktbezogenen Daten ein und das Grundgerüst des Schriftsatzes ist in Sekunden erstellt. Das Dokument wird automatisch zum Akt und im richtigen Ordner auf der Festplatte abgespeichert.

Das Dokument wird aus der Dokumentliste geöffnet, geändert, an andere Bearbeiter weitergeleitet, versendet oder erledigt. Es bleibt dabei immer mit dem Akt verknüpft.

Finden Sie Ihre Dokumente immer?

Eine Excel-Tabelle am Desktop, ein PDF-Dokument im Ordner "Eigene Dateien" oder ein gescanntes Dokument irgendwo am Server. Die Folgen sind klar: Dokumente sind nur für eine Person verfügbar oder werden überhaupt nicht mehr gefunden. Die ADVOKAT-Dokumentverwaltung schafft Abhilfe: Dokumente und Dateien werden mit Drag & Drop vom Windows-Explorer in den Akt gezogen - die Datei ist mit dem Akt verbunden.

Dokumente suchen

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Dokumentliste

Das Dokument wird in einem "Workflow" an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet und dabei jeweils mit einem Status versehen (ungelesen, gelesen, erledigt, korrigieren, prüfen, versendet, etc.).

Ausgereifte Filtermöglichkeiten bieten unterschiedlichste Auswertungen: Zeige alle heute versendeten Dokumente und E-Mails, welche Dokumente muss ich noch bearbeiten, zeige alle unerledigten Dokumente.

Dokumentliste

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