PDF automatisch generieren

PDF automatisch generieren

Word-Dokumente im PDF-Format (portable document format) versenden hat große Vorteile:

• Der Empfänger kann das Dokument nicht verändern, sondern nur drucken oder mit Anmerkungen versehen 
• Das Herauskopieren von Daten kann verhindert werden 
• Das Dokument sieht optisch gleich aus wie bei Ihnen 
• Die Verschlüsselung ist einfach und viel sicherer als in Word 
• Eine digitale Signatur macht ein PDF fälschungssicher
• Ein PDF kann man digital signieren (z.B. für E-Mail-Rechnungen verpflichtend) 
• Beim WebERV müssen Anhänge im PDF-Format verwendet werden
• Das Urkundenregister der Anwaltschaft ("Archivium") setzt PDF-Urkunden voraus

PDF-Dateien kann man mit einem PDF-Writer erzeugen, zum Beispiel mit Adobe Acrobat Standard Version 8.0. Der PDF-Writer von Adobe ist relativ teuer. Es gibt zwar auch kostengünstigere Programme und sogar Freeware, allerdings übersetzen diese nicht alle Informationen in PDF und machen Fehler. Teilweise sind sie nicht für den WebERV geeignet.

ADVOKAT bietet eine erprobte und kostengünstige Alternative zu Adobe Acrobat an. Das zugekaufte Produkt pdfFactory Pro ist qualitativ in Ordnung und wesentlich billiger. Der Preisvorteil ist durch die größeren Stückzahlen im Einkauf möglich. Sie erhalten auf diese Weise eine vergleichsweise kostengünstige Möglichkeit, PDF-Dokumente zu generieren.

pdfFactory Pro wurde auch in die Aktenverwaltung und in den WebERV eingebunden.

PDF erzeugen direkt aus dem ADVOKAT Akt

In der Dokumentverwaltung finden Sie die Funktionen

• E-Mail erstellen
• Als E-Mail versenden

Sie erzeugen einfach PDF-Dokumente direkt aus dem elektronischen Akt. Das Feature Word-Dokument als PDF senden zur Dokumentverwaltung erledigt es auf Mausklick. Ein Word-Dokument wird vor dem Senden automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt und als Anlage mitgesendet.

1. Funktion E-Mail erstellen ...

PDF erzeugen aus anderen Programmen In Windows sehen Sie das PDF-Programm wie einen ganz normalen Drucker. Immer wenn Sie ein PDF erzeugen wollen, wählen Sie beim Ausdrucken den "Drucker" FinePrint pdfFactory Pro.

2. Wählen Sie im Windows Druckdialog den Drucker "pdfFactory" ..

WebERV Schriftsätze als PDF in der Aktenverwaltung anzeigen

Mit Hilfe von pdfFactory werden WebERV Schriftsätze nach dem Versenden ans Gericht automatisch zu einem PDF verwandelt.

• Der ERV-Schriftsatz wird im Hintergrund zu einem PDF verwandelt.
• Dabei werden der ERV-Schriftsatz und alle Anhänge zu einem einzigen PDF zusammen gefasst. Das ist viel bequemer als alle Anlagen getrennt zu verwalten.
• Das zusammengefasste PDF wird im Akt zur Leistung, zB vorbereitender Schriftsatz, verbunden.
• Der Schriftsatz kann einfach als E-Mail versendet werden.
• Alle Funktionen der ADVOKAT Dokumentverwaltung sind auf den Schriftsatz anwendbar.
• Dies funktioniert auch mit dem ERV-Rückverkehr.

Direktzustellung gem. § 112 ZPO im WebERV

Damit ist die Direktzustellung eines gesendeten ERV-Schriftsatz mit wenigen Mausklicks möglich. Im elektronischen Rechtsverkehr finden Sie die Funktionen Direktzustellung gem. § 112 ZPO per E-Mail / per Fax.

1. Direktzustellung per E-Mail:

Die Zustellung erfolgt an die erste E-Mail-Adresse des Vertreters. Bei Übermittlung via E-Mail werden zwei PDF-Anlagen erstellt: 1. der Schriftsatzausdruck mit allen Beilagen und 2. ein Anschreiben mit Briefkopf. Beide PDF werden in Outlook abgestellt und können sofort versendet werden. Das versendete Schreiben wird zur Dokumentation im Akt gespeichert. Zusätzlich fragt ADVOKAT, ob Sie eine Leistung Kurzbrief erfassen wollen.

2. Direktzustellung per Fax:

Alternativ kann die Zustellung per Fax erfolgen. Es wird ein PDF bestehend aus Schriftsatz, allen Beilagen und Anschreiben erstellt und im Hintergrund geöffnet. Es kann gedruckt oder direkt vom PC aus gefaxt werden.