ADVOKAT - Phone & Memo

ADVOKAT Phone & Memo ist ein kanzleiinternes Aufgaben- und Nachrichtenmanagement-Tool und kann die Organisation Ihrer täglichen Büroarbeit wesentlich erleichtern.

Im laufenden Bürobetrieb fallen eine Menge kanzleiinterner Nachrichten an: Aufgaben, to-do´s, interne Mails, etc. Beispiele sind:

XY hat angerufen. Bitte zurückrufen ...
Bitte nicht vergessen ...
Bitte vorbereiten/erledigen...
Bitte den Entwurf in der Anlage kontrollieren ...
Bitte als E-Mail versenden an X und Y ...

Diese Nachrichten können einen Aktbezug haben oder nicht. Sie können mit einem schriftlichen Dokument, PDF oder E-Mail verbunden sein oder nicht. Sie können sich selber an eine Aufgabe erinnern oder eine Arbeit delegieren.

Die Verwaltung dieser Nachrichten ist in den Kanzleien ganz unterschiedlich. Manche Kanzleien verwenden Outlook oder ein Worddokument "Rückrufliste für ...", andere Post-it-Zettel, die auf den Monitor geklebt werden.

Viele Kanzleien nutzen für diese Aufgabeliste den ADVOKAT Terminmanager mit Wiedervorlagen, Fristen, Terminen, etc. Das ist gut, weil eine Wiedervorlage einerseits im Akt und andererseits in der Terminansicht angezeigt wird.

Andere Kanzleien nutzen die ADVOKAT Dokumentverwaltung. Hereinkommende E-Mails werden als Dokument im Akt abgelegt, vielleicht sogar eingescannt. Hinausgehende Schriftstücke ebenso.

ADVOKAT Phone & Memo vereint die Vorteile beider Programmteile. Es fasst Termine und Doku-ment in einer zentralen Nachrichtenliste zusammen:

Phone & Memo verwaltet einerseits Nachrichten vom Typ Rückruf und Memo. Diese sind Terminen vergleichbar und scheinen in der Terminverwaltung auf.
Phone & Memo verwaltet andererseits Nachrichten vom Typ Dokument. Diese sind mit einer Datei verknüpft und scheinen in der Dokumentverwaltung auf.
Alle diese Nachrichten sind darüber hinaus in der ADVOKAT Aktenverwaltung enthalten.

Die Verwaltung der internen Nachrichten mit ADVOKAT Phone & Memo erleichtert Ihre tägliche Arbeit wesentlich.

Ihre Vorteile

Phone & Memo ist eine Aufgabenliste für Rückrufe, Todo´s und Dokumente
Gleichzeitig mit der Speicherung der Aufgabe wird der Rückruf auch in der Terminverwal-tung und im elektronischen Akt aufgezeichnet
Ungelesene Aufgaben werden besonders hervorgehoben
Gelesene Aufgaben werden nicht gelöscht, sondern archiviert (durchgestrichen dargestellt)
Durch Verbindung zum elektronischen Akt ist eine schnelles Informationsaufnahme aus dem Akt gegeben
Die Leistungserfassung erfolgt direkt aus der Rückrufliste; Telefonate werden schneller verzeichnet

Die Aufgabenliste von ADVOKAT Phone & Memo

In der Aufgabenliste werden Termine, Aufgaben und Dokumente zusammengeführt.

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Fallbeispiel:

Ihre Kanzlei erhält einen Anruf, Sie sind nicht da und sollen zurückrufen. Statt einem Post-It schreibt Ihre Sekretärin den Rückruf in ADVOKAT Phone & Memo, trägt Anrufer und Zeit, Betreff und Sachbearbeiter ein. Alles wird beim Akt gespeichert. Sie rufen Ihre Aufgabenliste auf: Kontakt-person, Telefonnummer und Akt sind bereits hinterlegt. Sie verschaffen sich schnell einen Überblick im Akt und wählen die Nummer bequem mit einem Klick auf das Telefon-Icon.

1. Anruf für "MW“

Der Sachbearbeiter MM nimmt einen Anruf entgegen und erfasst einen Rückruf für MW.
Informationen und Arbeitsanweisungen werden im Memo gespeichert!

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2. Aufgabenliste von "MW“

Der Sachbearbeiter MW hat alle ToDo`s übersichtlich am Bildschirm. Noch nicht gelesene sind in Fettschrift. Eine Erinnerungsfunktion im Systray rechts unten meldet neue Nachrichten.

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3. Rückruf

Die dem Akt zugeordneten Personen werden mit Ihren Kontaktdaten angezeigt.
ADVOKAT wählt die Telefonnummer.

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4. Leistungserfassung

Die Leistungserfassung erfolgt direkt aus der Rückrufliste.

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Zeit und Barauslagen können als Standardwerte in der Leistung vordefiniert werden.

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5. Aktenvermerk

Mit einem weiteren Klick erstellen Sie einen Aktenvermerk für den Handakt.

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5. Elektronische Postmappe

Vom Sekretariat erstellte Dokumente finden Sie ebenfalls in Ihrer Aufgabenliste: Dokument öffnen – am Bildschirm verbessern – dem zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten!

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6. Aufgaben bearbeiten und weiterleiten

Zurücksenden an den Absender

Mit "Workflow" andere Mitarbeiter informieren.

7. Der Phone & Memo Filter

Der Phone & Memo Filter ist die Steuerzentrale der Nachrichtenliste. Abfragen sind sehr leicht zu erstellen und verschaffen Ihnen einen schnellen Überblick. Zeige mir: