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Aktenverwaltung - Buchhaltung

Alle aktenbezogenen Zahlungseingänge haben einerseits Auswirkungen im Akt, andererseits entstehen Buchungen in der Finanzbuchhaltung.

In der Integration der Arbeitsvorgänge von Aktenverwaltung, Fremdgeldverwaltung und Buchhaltungssoftware liegt ein beachtlicher Rationalisierungseffekt. Ein Großteil der Buchungen wird in der Aktenverwaltung vorbereitet und in der Finanzbuchhaltung nur nachvollzogen.

Warum die Arbeit zweimal machen? Bei ADVOKAT erzeugen die aktenbezogenen Geldbewegungen automatisch Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung. Die BuchhalterIn entscheidet als Kontrollorgan, welche Buchungen in das Journal übernommen werden. Die Vorteile der verschränkten Buchührung liegen auf der Hand: Zeitersparnis und Reduktion von Eingabefehlern.

Buchungsvorschlag bei Honorarzahlung

Durch die Übernahme wird der Akt immer parallel zur Buchhaltung geführt. Jeder Sachbearbeiter kann sich über Schuldenstand, Fremdgeldein- und ausgänge, erliegende Fremdgelder und offene Kosten jederzeit informieren.

Eine Schuldnerzahlung wird zuerst im Akt verzeichnet. Dabei erfolgt die Zuteilung auf Kapital, Zinsen und Kosten. Alle relevanten Daten werden in der ADVOKAT "Buchungszwischendatei" gesammelt. Die Weiterüberweisung des Fremdgelds wird vorbereitet.

Für Bilanzierer

Die Verbindung zwischen Aktenverwaltung und Buchhaltung funktioniert nicht nur bei einem bei einem Einnahmen-Ausgabenrechner, sondern auch bei einem Bilanzierer. Das bedeutet konkret:

  • Honorarnoten erzeugen automatisch einen offenen Posten und eine Forderungsbuchung auf das personenbezogene Kundenkonto
  • Für jeden Klienten wird automatisch ein Kundenkonto erzeugt.
  • Ein Eingang auf eine Honorarnote gleicht den offenen Posten aus und erzeugt eine Zahlungsbuchung
  • Ein Nachlass, Skonto oder Storno führt zu einer Stornomitteilung und einer Ausbuchung (Erlösminderung)
  • Eingehende Akonti werden auf das Kundenkonto gebucht (USt-wirksam, nicht erlöswirksam)
  • Die Funktion Bilanzierung kann in den Kanzleistammdaten für unterschiedliche Anwälte unterschiedlich eingestellt werden (Gemeinschaft bilanziert, Einzelanwalt ist EA-Rechner)

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