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Dokumentverwaltung





Dieses Video zeigt die Dokumentenverwaltung und den "PDF Assistenten" als Manager für Ihre eingescannte Tagespost. Ein Schritt in Richtung papierloses Büro.

 

Dokumentenvorschau





Dieses Video zeigt die neue Dokumentenvorschau.

 
 

Informationen finden - Strukturierte Dokumentenablage



So funktioniert die strukturierte Dokumentenablage.
 

Dokumentverwaltung





Dokumentverwaltung mit MS Sharepoint

 
 

Der elektronische Akt

Die tägliche Flut an E-Mails, Mailanhängen, eingescannter Post, Datenbankabfragen, usw. erfordert einen gut strukturierten Workflow und eine automatische, korrekte Datenspeicherung.

Die Dokumentenverwaltung setzt genau hier an und bietet mit Drag & Drop ein einfaches Werkzeug zur Ablage im elektronischen Akt.

Sie ermöglicht eine chronologische Sicht auf alle Dokumente der Kanzlei und speichert Zusatzinformationen wie Betreff, Status, Sender, Empfänger, Erledigungsdatum und Anmerkungen. Nach all diesen Informationen kann man sehr schnell suchen.

Funktionen der Dokumentverwaltung

Dies sind einige Funktionen der aktbezogen Dokumentverwaltung.

Einstellungen für E-Mails

Anwendungsbeispiele

  • Sie ziehen das soeben erhaltene E-Mail mit der Maus aus Outlook in den entsprechenden Akt. ADVOKAT speichert es samt Anlagen, Empfangsdatum, Zeit und Absender im Akt.
  • Ein fertiger Vertrag soll als E-Mail verschickt werden. ADVOKAT wandelt ihn automatisch in ein PDF-Dokument um und verzeichnet eine Leistung. Natürlich ist auch das versendete Mail wieder im Akt archiviert.
     

Schriftstück als E-Mail versenden

Ein Formular auswählen und mit einem Mausklick wird ein Dokument erstellt. ADVOKAT setzt die aktbezogenen Daten ein und das Grundgerüst des Schriftsatzes ist in Sekunden erstellt.

Das Dokument wird automatisch zum Akt und im richtigen Ordner auf der Festplatte gespeichert.

Ablegen, Suchen, Finden

Eine Excel-Tabelle am Desktop, ein PDF-Dokument im Ordner "Eigene Dateien" oder ein gescanntes Dokument irgendwo am Server. Die Folge ist, dass Dokumente nur für eine Person verfügbar sind oder überhaupt nicht mehr gefunden werden. Die ADVOKAT-Dokumentverwaltung sorgt für die korrekte Ablage im elektronischen Akt.

Dokumentliste

Das Dokument wird in einem "Workflow" an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet und dabei jeweils mit einem Status versehen (ungelesen, gelesen, erledigt, korrigieren, prüfen, versendet, etc.).

Ausgereifte Filtermöglichkeiten bieten unterschiedlichste Auswertungen: Zeige alle heute versendeten Dokumente und E-Mails, welche Dokumente muss ich noch bearbeiten, zeige alle unerledigten Dokumente.

Kontakt

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markusWeiss Markus Weiss
Tel. 0512 / 58 80 33
markus.weiss@advokat.at