ADVOCOM ist die moderne, DSGVO-konforme Plattform für den Austausch von Nachrichten und Dateien. Im Unterschied zu Systemen wie beispielsweise WhatsApp oder Microsoft Teams steht die Konformität mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der österreichischen Rechtsanwälte und die funktionale Ausrichtung auf die Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant für ADVOCOM im Mittelpunkt.

Mit ADVOCOM kann direkt aus der ADVOKAT-Aktenverwaltung ein Dokument mit Mandanten, Teammitgliedern oder Partnern geteilt werden. Der Nachrichtenversand kann als Leistung erfasst werden. Vom Mandanten übermittelte Dokumente können einfach in die Aktenverwaltung übernommen werden.

DSGVO- und RAO-konform über verschlüsselte Kanäle.

Um für die Kommunikation mit einem Mandanten ADVOCOM zu nutzen, muss dieser keine komplizierte Registrierung durchlaufen und auch keine spezielle Software installieren.
Mandanten können ganz einfach über den in ADVOCOM integrierten Einladungsassistenten Name und E-Mailadresse des Mandanten eingeben und auch sofort die gewünschte Nachricht oder das Dokument übermitteln. Den Rest übernimmt ADVOCOM!

Wie funktioniert das?

Nach Eingabe von Name und E-Mailadresse, sowie einer optional für eine 2-Faktor-Authentifizierung vorgesehene Mobiltelefonnummer, versendet ADVOCOM beim erstmaligen Eingeben einer Nachricht oder Übermitteln eines Dokuments eine E-Mail an den Mandanten, um diesen zu einer vertraulichen Kommunikation mit dem Anwalt auf der neuen ADVOCOM Plattform einzuladen.

Nach Klick auf einen in dieser E-Mail enthaltenen Link muss der Mandant für sein automatisch angelegtes Konto ein nur ihm bekanntes Passwort vergeben. Danach sieht er, was von der Kanzlei übermittelt wurde, kann Anhänge herunterladen aber auch Antworten verfassen oder selbst Dokumente versenden. Alles was der Mandant dazu braucht, ist ein PC mit einem aktuellen Browser oder sein Smartphone! 

Für einen optimalen Arbeitsfluss zwischen ADVOKAT und ADVOCOM wurde ein Integrationsmodul geschaffen, das ein Versenden von Nachrichten und Dokumenten aus der Aktenverwaltung ermöglicht ohne ADVOKAT zu verlassen.

Beim erstmaligen Versand von Nachrichten oder Dateien an einen Mandanten führt das ADVOKAT Integrationsmodul durch den Einladevorgang. Es schlägt automatisch die Kontakte aus dem jeweiligen Akt als Kommunikationspartner vor und Dateien können in gewohnter Weise, vergleichbar der Funktion zum Versand per E-Mail, einfach übermittelt werden. Werden vom Mandanten Dokumente an die Kanzlei mit ADVOCOM übermittelt, so ist es durch einen einfachen Klick möglich diese in den passenden Akt zu übernehmen.

Mit der ADVCOM Integration kommt auch die Möglichkeit, die in einer Kommunikation steckende Arbeit zu verrechnen. So kann für jede übermittelte Nachricht oder jede versendete Datei auch automatisiert eine Leistung erfasst werden.

ADVOCOM ist ein aktiv entwickeltes Produkt aus dem Haus ADVOKAT. Ein engagiertes Team an Produktmanagern und Softwareentwicklern arbeitet täglich daran den Dienst auszubauen und zu verbessern. Zu den wichtigsten Funktionen zählen derzeit:

• Konfigurierbare Corporate Identity. Das Kanzleilogo, Kontaktdaten und ein Profilbild sind individuell einstellbar.
• Persönliche Kommunikation oder Austausch in Gruppen: Kommunikationskanäle können direkt zwischen Anwalt und Mandant, Sekretariat und Mandant oder als eine Kommunikationsgruppe angelegt werden.
• Leistungserfassung für übermittelte Nachrichten und Dokumente
• Detaillierte Protokollierung der Versende- und Empfangsvorgänge
• Durchdachte Integration mit der ADVOKAT-Software

Bei der Entwicklung von ADVOCOM stand das gesteigerte Bedürfnis nach Sicherheit und Vertraulichkeit von Kommunikation an erster Stelle. Die Konformität mit der DSGVO und der Berufsordnung österreichisches Rechtsanwälte ist eine wichtige Grundlage für die Entwicklung von ADVOCOM.

Die für die Bereitstellung des Dienstes notwendigen Server wurden daher ausschließlich in Österreich angesiedelt und werden von ADVOKAT-Mitarbeitern verwaltet. Alle Nachrichten und Anhänge werden ausschließlich über verschlüsselte Kanäle entsprechend internationalen Standards übermittelt. Auf den Servern werden alle Informationen verschlüsselt gespeichert, sodass auch im Falle eines Einbruchs oder Diebstahls von Informationen sensible Informationen vor den Augen Dritter verborgen bleiben.

ADVOCOM ist eine Webanwendung, die mit aktuellen Browsern wie Chrome, Firefox und Microsoft Edge verwendet werden kann. Microsoft Internet Explorer wird nicht unterstützt.

Auch die Verwendung auf allen aktuellen Handys und Tablets mit Android oder iOS ist möglich. Dabei kann ADVOCOM auch als App am Handy direkt von der Webseite, ohne Umweg über die App-Stores, installiert werden.

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